Tips voor interactieve bijeenkomsten

Nee, we hebben hier niet over het fenomeen ‘bijeenkomst 2.0’, zoals we met onze huidige mindset zouden denken. Dus ditmaal geen handige tips over live-streaming of twitterfoutains. Maar toch interessante materie. Want, ook offline ontbreekt het bij vergaderingen en bijeenkomsten vaak aan goede interactie. Hier lees je hoe je dat kunt bevorderen om een bevredigend resultaat te halen.

Voorbereiding het halve werk (ja echt)
Wil je dat een interactieve bijeenkomst effectief is als communicatie-instrument, dan zul je haar grondig moeten voorbereiden. Bij het ontwerp van een interactieve bijeenkomst is er een inhoudelijke dimensie, bestaande uit “WAT” en “ WIE”. Bij “ WAT” draait het om zaken die zichtbaar, beschrijfbaar, onderzoekbaar, meetbaar zijn. Het zijn zakelijke aspecten, bedrijfsmatige begrippen, trends en ontwikkelingen, kosten, logistiek etc. Het “WIE” wijst op de mensen die bij de verandering betrokken zijn. Het gaat erom hoe deelnemers zich tot een vraagstuk en tot elkaar verhouden (openheid, vertrouwen, normen, gevoelens, sympathieën).

Conferentiemodel
Van de Berge zet deze dimensies uit in een conferentiemodel. Zo ontstaan vier kwadranten die de vier mogelijke functies van een interactieve bijeenkomst vertegenwoordigen:

Conferentiemodel van Van de Berge

1) Verkennen van de zakelijke toekomst: mogelijkheden ontwikkelen waar mensen wat van vinden. Dit leidt tot alternatieven.

Een leuke werkvorm voor verkennen is de “Persconferentie”: Iedereen bereidt van te voren een persconferentie voor waarin hij/zij het nieuwe beleid aan de pers presenteert. Ter plekke wordt door loting bepaald wie de persconferentie geeft. De overige deelnemers zijn dan journalist en stellen na afloop kritische vragen. Daana schrijven de journaliseren elk een stukje voor de krant/tv/radio. De artikelen kunnen op worden genomen in het verslag of plenair worden voorgelezen of opgehangen. Er kan ook een “krant” van worden gemaakt.

2) Analyseren van de feitelijke situatie. Wat gaat er goed of niet goed? Dit leidt tot inzicht.

Een leuke werkvorm voor analyseren is “Rondom 10”: Analoog aan het TV-programma. Deelnemers zitten in een halve cirkel. Deskundigen en leken in de zaal, worden bevraagd door facilitator over een thema. Ervaringen en tegenstellingen uitdiepen in discussie. Meeschrijven of video-opnamen maken voor verslag.

3) Doorleven van de consequenties van de huidige situatie. Sluit de veranderingsnoodzaak ook aan bij de persoonlijke veranderingsbehoefte? Dit leidt tot bewustzijn.

Een leuke werkvorm voor doorleven is “Speeddating”: Iedere deelnemer krijgt een set kaarten met daarop de thema’s om te bespreken. Hierop noteert hij/zij op iedere kaart de plussen en minnen van het thema. Vervolgens rouleren de deelnemers in een caroussel. Iedere vijf minuten spreken ze met een ander, overhandigen elkaar de kaart met standpunten en bespreken deze met elkaar. Klaart de lucht op ludieke manier op.

4) Ambiëren het samenbrengen van de individuele ambities en zo ontdekken of iedereen die deelt. Passen de persoonlijke ambities bij elkaar of spreken ze elkaar tegen? Dit leidt tot aspiraties.

Een leuke werkvorm voor ambiëren is “Brief aan jezelf”: Deelnemers schrijven persoonlijke voornemens en actiepunten in een brief aan zichzelf. Geven de brief af aan de facilitator. Deze post de brieven na enige tijd aan de deelnemers. Eventueel ook collectief te openen.

Combineren kan ook
De volgende twee combinaties van de kwadranten zijn gericht op het vergroten van de (ver)binding:

1. Een combinatie van Verkennen & Ambiëren levert een visie op. Vanuit hun aspiraties kijken mensen naar alternatieven en omgekeerd. Ze gaan na wat voor hen de betekenis is: welke alternatieven spreken ons aan en hoe kunnen wij onze ambities concreet maken in een aansprekend alternatief? Een visie, een missie of een motto drukt het streven uit.

2. Een combinatie van Doorleven en Analyseren resulteert in een beeld. Mensen bouwen een beeld op als ze hun eigen rol en gedrag koppelen aan concrete issues en daarvoor verantwoordelijkheid nemen. De volgende twee combinaties van de kwadranten zijn gericht op het dichten van de kloof tussen heden/ verleden en de toekomst.

3. Een combinatie van Verkennen en Analyseren mondt uit in een plan. De confrontatie van inzicht in het hier en nu en mogelijke alternatieven, maakt een afweging van keuzes mogelijk. Een plan met concrete acties leidt tot uitwerking van die keuze en het vernieuwen / veranderen van de organisatie / buurt.

4. Een combinatie van Ambiëren en Doorleven creëert beweging. Vanuit aspiraties (hoe ieder vindt dat het zou moeten zijn) en de vergelijking met bestaande (gedrags-) patronen bepalen deelnemers concrete intenties waarin ze gedragsverandering definiëren. Ontwikkelingsprogramma’s of trainingen zetten de verandering in gang.

Over de auteur
Simone Hubers is communicatieadviseur bij De Wijde Blik, een multidisciplinair communicatie bureau gespecialiseerd in ruimtelijke ontwikkeling, bouw en de zorgsector. En Simone is natuurlijk mijn collega, vandaar deze post onder mijn naam. Wilde jullie deze wijsheid natuurlijk niet onthouden! 🙂 Doe er je voordeel mee!